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COVID-19: Hilfestellungen für die Dienstplanung

Liebe Kunden,

die Ausbreitung des Corona-Virus wirkt sich empfindlich auf den Personaleinsatz aus und bedingt in vielen Fällen eine notwendige Aktualisierung von Dienstplänen.
Wir haben eine Liste mit hilfreichen Hinweisen zusammengestellt, mit denen wir Sie in der momentanen Ausnahmesituation konkret unterstützen wollen.

 

Einführung von Kurzarbeit

Anforderung: Aufgrund einer reduzierten Ist-Arbeitszeit sollen die Stundenwerte, die zum Erreichen der ursprünglichen vertraglichen Arbeitszeit fehlen, mit einem separaten Kürzel im Dienstplan ausgewiesen und zum Monatsende auch separat ausgewertet/abgerechnet werden können.

Lösung: Anlage eines neuen Abwesenheitskürzels (z.B. KG für Kurzarbeitergeld); in der Regel werden folgende Einstellungen gesetzt:
AZ-Berechnung: Wie Sollarbeitszeit
Abw.-Typ: Sonstige  (oder ein selbst definierter Typ)
Tage: Bei AZ-Anrechnung
Anzeige im Plan: Jeden Tag
(In der Pro-Version: Abweichende Berechnung im IST: Keine abweichende Berechnung im IST)

In der täglichen Praxis:
Eintrag von verkürzten Diensten (gemäß vereinbarter Kurzarbeit) und zusätzlicher Eintrag der Abwesenheit KG in die Tageszelle – den Reststundenwert zum Erreichen der täglichen Soll-Arbeitszeit manuell in die Abwesenheit eintragen. Abwesenheiten werden zu einem Dienst hinzugefügt, indem man das Bearbeiten-Fenster öffnet und dann oben auf NEU klickt.
Beispiel: Mitarbeiter hat am Montag eine Soll-Arbeitszeit von 7 Std. und soll gemäß Kurzarbeit nur mit 4 Std. geplant werden => Eintrag eines Dienstkürzels mit 4 Std. und zusätzlich Ergänzung des Abwesenheitskürzels KG mit 3 Std.;
Alternativ kann ein Mitarbeiter auch mit den bisherigen Diensten weiter verplant und z.B. an einem Tag in der Woche nur mit KG geplant werden. An diesem Tag würde das KG laut oben vorgeschlagener Einstellung die Soll-Arbeitszeit berechnen.

Die über das Abwesenheitskürzel KG geplanten Stunden für Kurzarbeit müssen gesondert ausgewertet und zur Abrechnung überführt werden.
Auswertungen möglich über:
Statistiken > Schichtarbeit/Fehlzeiten … Optionen > Neu > Fehlzeit hinzufügen
Statistiken > Fehlzeitenjournal … Neu > Fehlzeit hinzufügen
Statistiken > Zeitzuschläge (zuvor muss ein neuer Zuschlag mit der Zuschlagsberechnung „Arbeitszeit (Abwesenheit)“ definiert werden, der einen Filter auf Abwesenheiten setzt und nur das entsprechende Kürzel berücksichtigt.)

Bei einer automatisierten Abrechnung muss das neue Abwesenheitskürzel in der Schnittstelle mit der entsprechenden Lohnart des Abrechnungssystems verknüpft werden.

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Abwesenheit aufgrund notwendiger Kinderbetreuung

Anforderung: Mitarbeitende, die aufgrund fehlender Kinderbetreuung nicht am Arbeitsplatz erscheinen können, sollen als abwesend und/oder in flexiblen Zeitmodellen für Homeoffice geplant werden.

Lösungen:
- Verwendung eines bereits vorhandenen Abwesenheitskürzels (z.B. Unbezahlter Urlaub)
- Anlage eines neuen Abwesenheitskürzels (z.B. DK für Dienstbefreiung Kind)
- Anlage eines neuen Dienstkürzels (z.B. HO für Homeoffice)
- Eintrag/Protokollierung mehrerer Arbeitsphasen an einem Tag – auch in Randzeiten- , in denen der Mitarbeitende die Betreuung abgeben und sich seinen Arbeitsaufgaben widmen kann (in der Pro-Version können beliebig viele Arbeits- u. Pausenzeiten an einem Tag über Doppelklick auf eingetragenes Dienstkürzel und Klick auf Neu hinterlegt werden; in der Standard-Version können bis zu zwei verschiedene Arbeits- u. Pausenzeiten hinterlegt werden, für weitere Protokollierungen steht das Bemerkungsfeld zur Verfügung. )

Bei einer automatisierten Abrechnung muss ein neues Abwesenheitskürzel in der Schnittstelle mit der entsprechenden Lohnart des Abrechnungssystems verknüpft werden.

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Abwesenheit aufgrund eines behördlichen Tätigkeitsverbots (Quarantäne)

Anforderung: Mitarbeitende, die sich in einer behördlich verordneten Quarantäne befinden, sollen als abwesend geplant werden.

Lösung: Anlage eines neuen Abwesenheitskürzels (z.B. BQ für Behördlich verordnete Quarantäne); in der Regel werden folgende Einstellungen gesetzt:
AZ-Berechnung: Wie Sollarbeitszeit
Abw.-Typ: Krankheit
Tage: Bei AZ-Anrechnung
Anzeige im Plan: Jeden Tag
(In der Pro-Version: Abweichende Berechnung im IST: Aus gepl. Dienst (Änderungsstufe))

Bei einer automatisierten Abrechnung muss ein neues Abwesenheitskürzel in der Schnittstelle mit der entsprechenden Lohnart des Abrechnungssystems verknüpft werden.

Der Arbeitgeber kann eine Lohnfortzahlung beim zuständigen Gesundheitsamt beantragen. Nach Ablauf von 6 Wochen entfällt die Lohnfortzahlung durch den Arbeitsgeber und der Arbeitnehmer muss sich selbst direkt an das Gesundheitsamt wenden.

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Arbeitsunfähigkeit aufgrund einer berufsbedingten Infektion mit COVID-19

Anforderung: Mitarbeitende, die sich nachweislich im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit mit COVID-19 infiziert haben, sollen mit einem speziellen Abwesenheitskürzel als krank bei gleichzeitiger Entgeltfortzahlung geplant werden (Anerkennung als Berufskrankheit).

Lösung: Anlage eines neuen Kürzels für Abwesenheit (z.B. CO für COVID-19). Ähnlich wie bei dem üblichen Kürzel für Krankheit werden in der Regel folgende Einstellungen gesetzt:
AZ-Berechnung: Wie Sollarbeitszeit
Abw.-Typ: Krankheit
Tage: Bei AZ-Anrechnung
Anzeige im Plan: Jeden Tag
(In der Pro-Version: Abweichende Berechnung im IST: Aus gepl. Dienst (Änderungsstufe))

Eventuell das neue Abwesenheitskürzel in bereits existierende Fehlzeiten-Statistiken integrieren und/oder eine neue Auswertung speziell für diesen Fehlzeitenggrund erstellen.

Bei einer automatisierten Abrechnung muss das neue Kürzel in der Schnittstelle mit der entsprechenden Lohnart des Abrechnungssystems verknüpft werden.

Im Falle einer Infektion mit COVID-19 aufgrund individuellen Fehlverhaltens (z.B. Teilnahme an „Corona-Partys“, private Reisen in Risikogebiete etc.) muss im Einzelfall geklärt werden, ob ein Anspruch auf Entgeltfortzahlung besteht oder selbständig bei der Krankenkasse ein Antrag auf Krankengeld gestellt werden muss.

 

Wir möchten Ihnen mit unseren Hinweisen eine Hilfestellung für Ihre dienstplanrelevanten Entscheidungen geben, allerdings können wir für die Richtigkeit und Vollständigkeit der vorgestellten Informationen keine Haftung übernehmen.

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