Reibungsloser Dienst durch perfekte Planung

Personalbedarf

Wahlweise ist der Personalbedarf als Anzahl an Mitarbeitern gesamt oder an Vollzeitkräften pro Schicht festzulegen. Dabei kann sowohl der Gesamtbedarf als auch der Bedarf nach einer oder mehreren Qualifikationen vorgeben werden. Die Zahlen richten sich nach den Erfordernissen der Einrichtung und sind Erfahrungswerte. Abweichungen zu eigenen Vorgaben werden in jeder Planungsphase aktuell angezeigt.

Ebenfalls möglich ist die Angabe der erforderlichen Mitarbeiterzahl im Tagesverlauf (0:00 - 24:00 Uhr) - für alle Mitarbeiter gesamt oder qualifikationsbezogen.

Im Dienstplan ist eine Tagesgrafik zur Besetzung darstellbar. Dort wird mit einer roten Linie der Tagesbedarf an Mitarbeitern angezeigt. So ist sofort erkennbar, ob dieser unter- oder überschritten wird.

Soll-Dienstplan

Wird ein neuer Dienstplan erzeugt, werden alle relevanten Daten automatisch eingefügt, z.B.:

  • Sollstunden der einzelnen Mitarbeiter inkl. Überträge aus dem Vormonat
  • Sollbesetzung nach Anzahl und Qualifikation
  • bereits eingeplante Urlaubstage
  • Langfristig bekannte Abwesenheitstage (z.B. für Schulungen)
  • Wunschdienste

Der weitere Eintrag von Diensten kann auf unterschiedliche Art erfolgen:

  • Manuell, durch anklicken des Dienstkürzels
  • Durch Übertrag des Rahmenplanes (falls vorhanden) in den Soll-Plan
  • Durch automatische Dienstbesetzung - die Dienste werden durch das Programm verteilt
  • Durch eine Kombination aus den drei genannten Möglichkeiten

Unabhängig von der Art der Eintragung sind bis zur Plan-Bestätigung alle Dienste manuell veränderbar. Jede Auswirkung der Änderung auf Besetzungsstärken oder Stundensalden wird sofort angezeigt.

In dem folgenden Bild eines Dienstplans können Sie sich einzelne Detail wie einen eingetragenen Dienst, ein Arbeitszeitkonto, einen Tagesplan und den Personalbedarf anschauen. Klicken Sie dazu jeweils in den Bereich der roten Umrandung. Ein Klick auf das Bild außerhalb der Bereiche ruft den Soll-Dienstplan im Detail auf.

Springerfunktion/Schülerverwaltung

Das Programm ermöglicht ebenfalls die Verwaltung und Planung von „Springern“ über die gesamte Einrichtungsstruktur hinweg. Ebenso können Schüler im Voraus für festgelegte Zeiträume in unterschiedlichen Abteilungen ein- bzw. verplant werden.

Stundenweise Arbeit in verschiedenen Bereichen

Neben der klassischen Springerfunktion, der tageweisen Vertretung bei Engpässen, kann man nun Mitarbeiter am gleichen Tag auf mehreren Bereichen verplanen. So ist im Voraus festzulegen, dass ein MA z.B. 30% seiner Soll-Zeit im Bereich A und 70% in Bereich B arbeitet. Die entsprechenden Arbeitsstunden werden bereichsweise überwacht und, wenn gewünscht, den entsprechenden Kostenstellen zugeordnet.

Urlaubs- und Wunschplan

Der Urlaubsplan einzelner Mitarbeiter ist innerhalb des Stammblattes, aus dem Wunsch-Plan oder direkt aus dem Dienstplan aufzurufen. Dort ist ebenfalls eine Gesamtübersicht über alle Mitarbeiter angelegt. Urlaubswünsche können im Voraus bzw. während der Planung eingetragen werden. Urlaubsanspruch, Resturlaub etc. werden aktuell angezeigt und verwaltet. Bei Bedarf kann auch die Wunschdienstplanung aktiviert werden. In einer Extra-Ansicht können dann persönliche Wünsche der Mitarbeiter oder auch besonders wichtige Dienste (z.B. Besetzung an Feiertagen) im Voraus eingetragen werden.

Überprüfung des Dienstplans

  • Anzeige der Über- oder Unterschreitung der Anzahl der Mitarbeiter (Werte als Anzahl oder Vollzeitkräfte; gesamt oder pro Diensttyp)
  • Anzeige der Über- oder Unterschreitung der Anzahl der qualifizierten Mitarbeiter (Werte als Anzahl oder Vollzeitkräfte; gesamt oder pro Diensttyp)
  • Anzeige der Über- oder Unterschreitung der Pflegestunden gemäß Pflegebedarf (monatlich, täglich und pro Diensttyp
  • Anzeige der Tagesbesetzung nach Uhrzeit, Gesamtanzahl und Qualifikation
  • Anzeige der Stundensalden der einzelnen Mitarbeiter
  • Anzeige von Unterschreitung oder Überschreitung des Monatssaldos der Mitarbeiter um einen vorher festgelegten Wert
  • Anzeige von Verstößen gegen die Planvorschriften

Nach der Überprüfung wird der Dienstplan bestätigt. Ab sofort ist der Soll-Plan gesperrt und alle weiteren Änderungen erfolgen im Ist-Plan.

Änderungen im laufenden Monat (Ist-Plan)

Änderungen im laufenden Monat werden in der Ist-Zeile des bestätigten Dienstplans eingetragen. Um folgende kann es sich dabei handeln:

  • Veränderungen des Pflegebedarfs und damit verbundene Änderung der erforderlichen Pflegestunden.
  • Krankheit und damit verbundene Veränderung. Beim Eintrag der Krankheit zeigt das Programm sofort eine entsprechende Unterbesetzung.
  • Dienständerung aufgrund angefallener Mehrarbeit bzw. „Abbummeln“.

Die Änderungen können folgendermaßen vorgenommen werden:

  • Manuell durch Eintrag einer veränderten Uhrzeit in der Monats- oder Wochenansicht
  • Manuell durch das Verschieben des Balkens in der Tagesgrafik
  • Persönlich durch das Einloggen des Mitarbeiters in seinen „persönlichen Dienstplan“ und eigenständige Korrektur der Zeiten
  • automatisiert durch die Nutzung eines Zeiterfassungssystems mit Plausibilitätskontrolle

Unabhängig von der Art der Änderung wird deren Auswirkung auf die Besetzung und das Stundensaldo des Mitarbeiters sofort angezeigt.

„Zwischenplanung“

Diese ist als fließender Übergang zwischen Soll- und Ist-Planung zu verstehen. Im realen Arbeitsalltag können mehrere Änderungen zwischen der Planungs- und der Ist-Phase auftreten. Mit diesem Programmbestandteil ist jede Modifikation korrekt eintragbar und auch nachvollziehbar darzustellen. Das „Warum“ jeder Änderung wird sichtbar protokolliert und nicht nur die letzte Änderung an sich. Zusätzlich nachvollziehbar wird, wer die Änderung vorgenommen hat.

Wahlansichten

Für eine bessere Übersicht, und somit zur Arbeitserleichterung, ist jederzeit der Wechsel zwischen mehreren Dienstplanansichten möglich. Neben den Standardansichten, wie Urlaubsplan, Soll-Plan oder Soll-Ist-Vergleich kann jeder Nutzer eigene Ansichten definieren, die seinen Anforderungen und Bedürfnissen entsprechen. In der Monatsansicht, bzw. 4-Wochenansicht stehen folgende Funktionen zur Auswahl:

  • Anzahl der Zeilen pro Mitarbeiter
  • Inhalt der einzelnen Zeilen, z.B.
    • Soll-Dienst
    • Ist-Dienst
    • Abwesenheit
    • Bereitschaft
    • Stunden
    • Mehrstunden
  • Anzahl und Inhalt der Summenspalten z.B.:
    • Soll-Stunden (lfd. Monat)
    • Ist-Stunden (lfd. Monat)
    • Saldo (lfd. Monat)
    • Saldo zum Monatsende
    • Resturlaub zum Monatsende

Die zusammengestellten Ansichten werden gespeichert und sind durch das Anklicken des entsprechend beschrifteten Buttons jederzeit aufzurufen.